Blog | Familiarize-se com um plano de gestão de facilities

29 de março de 2021

A sua empresa tem um plano de manutenção de facilities? É algo que qualquer empresa precisa considerar, especialmente com o custo das facilities que aparecem no balanço patrimonial. Um plano de manutenção de facilities não só ajuda as empresas a orçar e gerenciar os custos associados às facilities, mas também apresenta uma imagem clara das condições, cuidados e considerações dos sistemas essenciais de um edifício.

Um plano de gerenciamento de facilities bem elaborado é uma ferramenta valiosa para antecipar e reagir às necessidades de um edifício e às demandas de seus ocupantes.

Leia também: 'Gestão de ativos: como gerenciar as manutenções?'

O que é um plano de manutenção de facilities?

Um plano de manutenção de facilities - também chamado de plano de operação de facilities (FOP) - é uma visão geral abrangente dos sistemas que governam seus facilities e as práticas para mantê-los funcionando. Ele foi projetado para ser abrangente - desde verificações programadas de HVAC até planejamento de ciclo de vida de longo prazo e melhorias de capital. Se houver uma questão de manutenção das facilities, ela será respondida no plano de manutenção das facilities.

Com algo tão abrangente, uma pergunta simples vem à mente. Como você esboça um plano de manutenção? A maneira mais simples é entender os componentes vitais de tal plano e tratá-los, e expandir o plano ao longo do tempo, à medida que novas e maiores necessidades de facilities entrem em foco. Veja como.

Defina os sistemas vitais do local 

O que um plano de manutenção deve incluir? Considere todas as partes vitais de suas instalações. Se precisar de manutenção de alguma forma, vai para o plano! Os sistemas de instalações vitais podem incluir o seguinte:

— Aquecimento, resfriamento e ventilação;

— Sistemas de segurança contra incêndio;

— Encanamento;

— Iluminação;

— Elétrico;

— Mecânico;

— Panorama;

— Zeladoria;

— Almoxarifado;

— Pessoal.

O propósito de identificar esses sistemas consiste em quebrar o nível de manutenção de que precisam. Considere cada sistema seu próprio capítulo no plano mais amplo de manutenção das instalações. O objetivo de cada seção é atribuir uma abordagem de manutenção completa para esse sistema específico.

Identifique as necessidades de manutenção.

Com todos os aspectos essenciais dos facilities delineados no plano, os gerentes responsáveis irão detalhar para identificar as necessidades de manutenção e manutenção. Idealmente, esta será uma análise abrangente, cobrindo tudo, desde os requisitos de manutenção de rotina até os serviços programados descritos nos contratos de nível de serviço do fornecedor (SLAs). Identificar as necessidades de manutenção para cada sistema tem duas vantagens.

Primeiro, ele fornece uma visão geral abrangente de cada sistema especificamente. Por exemplo, um gerente de instalação pode planejar com antecedência as diferentes facetas da manutenção preventiva de HVAC e ficar por dentro das melhores práticas.

Em segundo lugar, para fornecer uma visão cumulativa das demandas de facilities mensais ou anuais, para dar aos gerentes de imóveis uma imagem mais ampla de coisas como gastos, demandas de manutenção e outras percepções usadas para tomada de decisão de alto nível envolvendo instalações.

Orçamento e planejamento do ciclo de vida

Com uma compreensão clara da manutenção essencial necessária para manter as instalações funcionando, chega-se a uma compreensão do custo do gerenciamento dos facilities. Qual é o custo anual de manutenção de HVAC? Quanto você precisa gastar em paisagismo no verão vs. outono? Quais despesas inesperadas com instalações você teve este ano, fora dos custos projetados? Todas essas questões ficam mais claras quando você pode atribuir um valor monetário a diferentes facetas da manutenção das instalações.

Como parte do cálculo de custos futuros, o planejamento do ciclo de vida também entra em foco. Por exemplo, o sistema de caldeira do seu prédio pode ter 20 anos e ser extremamente ineficiente. Você sabe, com base no cronograma de manutenção, que faltam apenas mais alguns anos para que o custo total de propriedade se torne mais caro do que um novo investimento. Você pode orçar o custo de uma nova caldeira com meses (até anos) antes do tempo, para substituir a opção antiquada antes que ela falhe e incorra em ainda mais custos.

Coordenar e delegar manutenção

Com os sistemas e as demandas de manutenção definidas e orçadas, a última função de um plano de manutenção de instalação é coordenar e delegar a manutenção. Quem está fazendo o trabalho? Cada seção descreverá o processo interno, o fornecedor ou outra parte responsável por cada faceta do edifício e cada tarefa de manutenção.

Os deveres internos podem ser a função de um departamento específico ou de um artesão específico. As delegações de fornecedores geralmente fazem referência a um SLA ou a serviços ou custos acordados. Se você estiver alugando o prédio de um proprietário, o locador pode ser responsável por algumas obrigações. O plano de manutenção dos facilities garantirá que cada aspecto da manutenção do edifício tenha alguém vinculado a ele, para que nada seja perdido.

Os dados estão mudando a manutenção das instalações

Um plano de manutenção de facilities é um documento vivo e cada vez mais robusto à medida que os dados se tornam centrais para o gerenciamento da área. Para muitas grandes empresas, os planos de manutenção agora estão começando a incorporar gêmeos digitais, dados de gerenciamento de ativos corporativos (EAM), percepções da Internet das Coisas (IoT) e outros dados usados para estimular uma melhor tomada de decisão. Soma-se a uma abordagem mais informada para o gerenciamento de facilities.

Os planos de manutenção das instalações valem o investimento de tempo e energia porque ajudam os gerentes das instalações a prever o futuro. Você nem sempre pode dizer quando X, Y ou Z acontecerá, mas um bom plano garantirá uma estratégia proativa para prevenir problemas, financiar melhorias e melhorar as instalações.

Chegamos ao fim desta publicação, mas seguiremos trazendo conteúdo especializado para você!

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