Blog | A importância dos relatórios para gerenciar as instalações

29 de setembro de 2020

Com a IoT está se tornando cada vez mais fácil rastrear como suas instalações estão sendo usadas, mas as chances são de que, mesmo se você estiver ciente de todos os pontos de dados que seus sistemas coletam, provavelmente não está utilizando cada um dos insights para a melhoria de sua instalação. De alguma forma, toda empresa coleta dados diariamente. Podem ser dados financeiros relacionados a gastos com reparos e manutenção, relatórios sobre o uso da mesa e da sala de reunião ou informações sobre as solicitações mais comuns dos funcionários.

Uma pesquisa da Foresters Research descobriu que apenas 12% dos dados nas organizações estão realmente sendo analisados depois de coletados. Embora seja fácil pensar que isso é uma grande perda, gostamos de olhar para isso como uma oportunidade.

Agora é a hora de os gerentes aplicarem os aprendizados dos dados da empresa - em vez de apenas capturar e armazenar fatos e números, use-os para obter informações reais e valiosas sobre as operações de um escritório. Ele também pode ser usado para reduzir os custos na gestão de facilities (já que a gestão de uma coisa implicará na outra), melhorar a produtividade dos funcionários e tomar decisões mais inteligentes e intuitivas, tudo isso utilizando as informações que você tem ao seu alcance.

Relatórios valiosos em tempo real

Tomar decisões de gerenciamento de instalações pode ser complexo. No entanto, se você estiver usando o melhor software com relatórios e análises em tempo real, as suposições podem ser eliminadas do seu processo de tomada de decisão. Esses relatórios perspicazes podem fornecer uma análise que vai além de simplesmente fornecer uma lista de números sem sentido. Eles devem descrever os dados, ajudá-lo a entender por que certas coisas aconteceram e até mesmo ajudá-lo a prever o que acontecerá no futuro.

Relatórios e análises em tempo real podem oferecer uma visão sobre quase todos os aspectos de uma organização. Ao saber mais sobre como sua empresa é administrada, você pode aprender com que eficácia está usando seu espaço e dinheiro, quão eficientes são seus processos e se eles devem ou não ser alterados - tudo sem realmente ter que recorrer a tentativa e erro.

Uso eficaz de análises

O relatório da Aberdeen Group (empresa internacional de Marketing e Coleta de Dados) sobre a importância do gerenciamento de instalações de ponta a ponta analisa o que parece ter um controle bem-sucedido no gerenciamento de instalações. Ao observar quais empresas concluíram solicitações de forma consistente com segurança e no prazo, ao mesmo tempo em que reduziu custos, a Aberdeen observou que aquelas consideradas como pertencentes ao grupo "Melhores da categoria" - por definição, isso inclui os 20% com melhor desempenho - foram a mais bem-sucedidas em alavancar a visibilidade de dados, processos automatizados e melhores práticas padronizadas para reduzir custos e melhorar a visibilidade. Em comparação com os grupos intitulados “Média da Indústria” (os 50% médios dos executores) e “Retardatários” (os 30% piores), o grupo Melhores da Classe teve a maior redução nos custos de manutenção e o menor custo para completar uma ordem de serviço.

Este relatório fornece um exemplo claro dos benefícios do uso eficaz de relatórios e análises. A Aberdeen descobriu que aqueles no grupo Melhores da Classe são mais propensos a rastrear e relatar seus tempos de resposta a solicitações de manutenção, orçamentos de instalações, custos operacionais, ativos e utilização e custos de espaço. Ao rastrear essas informações, as melhores organizações da classe têm mais insights sobre quando adicionar ou implantar novas iniciativas ou movimentos e como seus negócios estão funcionando de maneira eficiente.

Hora de adaptar-se

Se você ainda não adotou o software de gerenciamento de instalações, talvez tenha chegado o momento de considerá-lo. Ao implementar software com funcionalidade de relatórios e análises, os gerentes de instalações podem começar a usar os fluxos infinitos de dados disponíveis para criar mudanças positivas e inovadoras no local de trabalho.

Algumas empresas que prestam o serviço de gestão de ativos, como a Renaux Service, já fazem esse controle, através de indicadores gerados por softwares internos. Logo, nem sempre é preciso que a empresa realize a aquisição. Tudo depende do perfil e da demanda; mas as dúvidas restantes você, leitor, pode tirar ao fim deste texto, entrando em contato conosco.

Além disso, há outras atitudes que podem ser utilizadas para compreender e atuar a favor dos resultados, na hora de criar um relatório:

1. Tenha um objetivo

Relatórios podem e devem ser contextualizados, mas é preciso ser objetivo e focar nas análises necessárias. Antes de começar o relatório, trace um escopo ou estrutura, pontuando tudo o que será observado, fazendo destaques de forma hierarquizada. Um relatório solto e extenso demais, que foca em tudo menos o objetivo, não é um documento verdadeiramente efetivo.

2. Ao estruturá-lo, defina tópicos

Não existe uma fórmula para a produção de relatórios, mas é fato que existem melhores práticas para aprimoramento do documento. Estabeleça uma sequência lógica e eficiente. Algo do tipo:

- Título;

- Objetivos do relatório;

- Resumo do que será discutido;

- Discussão com uma sequência hierárquica (considerando impacto, urgência e importância para os resultados);

- Resultados, informações e análises;

- Referências.

3. Atente-se aos indicadores

Os KPIs (Key Performance Indicators) ou Indicadores-Chave de Desempenho, são fundamentais à criação de um bom relatório. Eles estão relacionados às necessidades do negócio e são um parâmetro para analisar o quanto as ações estão próximas do resultado esperado. Já falamos dos KPIs no blog algumas vezes.

Ao escolher os indicadores, é preciso considerar sua relevância, facilidade de mensuração e análise. Você pode utilizar a regra da meta SMART:

S – Specific (Específica)

M – Measurable (Mensurável)

A – Attainable (Atingível)

R – Relevant (Relevante)

T – Time based (Temporal)

Se tem interesse em saber mais sobre esse tipo de assunto, então não deixe de conferir as nossas publicações anteriores. Há muito conteúdo disponível acerca da gestão de ativos e manutenção. Para te ajudar, deixamos algumas indicações:

Mais em Manutenção Industrial: ‘Entenda os indicadores OEE, OOE e TEEP

Mais em Gestão de Ativos: ‘Traçando um programa de manutenção preventiva em 6 passos

Chegamos ao fim desta publicação, mas seguiremos trazendo conteúdo especializado para você

No nosso blog, você encontra atualizações semanais dos mais diversos assuntos ligados à gestão de serviços, o que inclui a manutenção e gestão de ativos! Não esqueça de nos acompanhar por aqui, para não perder nossos conteúdos. Lembrando que ambos os serviços são ofertados por nós e são também de nossa especialidade.

Deseja que a sua empresa seja mais aconchegante e segura? Converse com um atendente da Renaux! Na nossa aba ‘Contato’, temos um breve formulário, e após preenchê-lo, um de nossos atendentes irá lhe retornar o mais breve possível. Basta preencher com nome, e-mail e telefone; é bem rapidinho.

Até a próxima publicação!

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