Blog | 5 grandes dicas para reduzir os custos operacionais e de pessoal

16 de setembro de 2020

“Não está funcionando…” Estas são palavras que nenhum gerente quer ouvir. A única outra informação que poderia piorar a situação? Pode levar uma semana para consertar este equipamento, e teremos que pagar os custos de envio rápido de peças que não temos em mãos!

Claro, não é segredo que administrar grandes instalações é caro. Os gerentes responsáveis por manutenções, são também responsáveis ​​por supervisionar muitas prioridades financeiras concorrentes, incluindo melhorias de capital, custos departamentais, despesas operacionais, manutenção de edifícios e muito mais. Aqueles que desejam avançar em suas carreiras deveriam desenvolver uma habilidade para cortar custos por um motivo simples: quanto mais hábil você se tornar em descobrir oportunidades de economia ocultas, mais valioso se tornará para os proprietários de instalações que precisam de seus serviços.

Neste artigo, revisaremos nossas melhores dicas de gerenciamento de facilities e instalações para reduzir custos, aumentar a eficiência e simplificar as operações. Depois de ler, você estará pronto para causar um impacto maior em suas instalações:

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5 grandes dicas para reduzir os custos operacionais e de pessoal

1. Manter a documentação atualizada sobre os ativos

De acordo com algumas legislações, como a estadunidense, que reflete bastante no setor nacional, desde dezembro de 2019, as empresas públicas agora são obrigadas a listar como passivo todos os ativos de locação com prazos superiores a 12 meses. As novas regras implementadas pelo Financial Accounting Standards Board (FASB) solicitam às organizações que mantenham os seguintes pontos de dados para cada passivo:

— Contrato de locação e tipo;

— Termos de locação;

— Data de início e término;

— O proprietário e locatário;

— Pagamento mensal;

— Valor justo de mercado;

— Vida útil.

No entanto, o gerenciamento consistente de ativos não deve ser visto como um padrão de conformidade inconveniente. É um componente integral de todo programa de manutenção preventiva de sucesso. A documentação do equipamento atualizada também deve incluir informações sobre datas de serviço recentes, locais de ativos, recomendações do fabricante e muito mais.

Se você é responsável por gerenciar muitos equipamentos - para uma fábrica ou uma companhia aérea, talvez -, é provável que tenha milhares de ativos sob seus cuidados. Infelizmente, esse número geralmente se traduz em dezenas de milhares de papéis, pranchetas e pastas para acompanhar. Isso nos leva à dica número dois de gerenciamento de instalações:

2. Baixe o software de gerenciamento de instalações

Não há motivo para os gerentes de instalações perderem tempo com pilhas de papel ou planilhas desorganizadas em 2020! Mesmo assim, 44% dos gerentes de instalações e proprietários de edifícios ainda contam com o Microsoft Excel para fazer o trabalho. Por que tantas equipes de gerenciamento de instalações estão presas em métodos tradicionais?

Simplificando, ainda existe uma percepção geral da indústria de que o software de gestão de facilities é caro para comprar, complicado de usar e não vale a pena a configuração inicial. Felizmente, esses sentimentos não poderiam estar mais longe da verdade. As melhores opções de software de gerenciamento de instalações (FM) de hoje são baseadas em nuvem, escalonáveis e fáceis de usar. Também chamados de Computerized Maintenance Management Systems (CMMS), essas plataformas fornecem uma miscelânea de recursos projetados para reduzir sua carga de trabalho, diminuir o tempo de inatividade e identificar oportunidades ocultas de economia de custos que fazem você parecer um gênio.

3. Pratique a manutenção preventiva (e análise de custo do ciclo de vida)

Conforme mencionado anteriormente, o gerenciamento de ativos é vital para manter as operações regulares das instalações. Documente a vida útil de cada máquina sob seus cuidados e faça a manutenção recomendada para poder antecipar melhor os reparos recebidos e os custos de substituição.

Por exemplo, digamos que a copiadora de sua fábrica esteja quebrando: você deve comprar um modelo novo de R$ 10.000 que pode durar uma década ou você deve consertar sua máquina de 3 anos por R$ 3.000? Embora a manutenção preventiva adequada reduza a probabilidade de tais avarias acontecerem, a análise do custo do ciclo de vida ajuda os gerentes das instalações a responder a esses tipos de perguntas com confiança.

Programas de manutenção preventiva orientados por software FM muitas vezes revelam ineficiências organizacionais, fornecendo respostas orientadas a dados a perguntas como:

— Qual é o custo por hora de tempo de inatividade do ativo X?

— Quais são as tarefas mais demoradas em nossas instalações?

— Quantas horas extras pagamos por causa do ativo X?

Honestamente, depois que você se acostumar a ter esse tipo de informação ao seu alcance, nunca mais voltará às planilhas do Excel.

4. Equipe sua equipe para o sucesso

Seu novo programa de manutenção preventiva e gerenciamento de ativos terá tanto sucesso quanto as pessoas por trás dele. Um dos maiores desafios enfrentados pelos gerentes de instalações é cultivar a conformidade. De acordo com um relatório da McKinsey sobre a psicologia da gestão da mudança, as instalações podem seguir quatro etapas para mudar efetivamente a mentalidade da equipe:

 

— Articule um propósito maior que os membros da equipe possam apoiar;

— Reforce os novos sistemas das instalações, repetindo informações;

— Forneça oportunidades para os trabalhadores adquirirem novas habilidades;

— Nunca subestime o poder dos modelos de comportamento.

Os gerentes de instalações devem se perguntar quais trabalhadores estão afetando mais o tempo de inatividade - técnicos, supervisores, operadores de linha - e direcionar sua atenção para equipar esses indivíduos para o sucesso. A segunda causa mais comum de tempo de inatividade após a falha do equipamento é o erro do operador. Os membros de sua equipe devem se sentir confiantes para diagnosticar, consertar e solucionar problemas de ativos em todos os tipos de situações.

Além de hospedar workshops técnicos, os gerentes das instalações devem fornecer documentação acessível e atualizada que permita aos operadores agirem rapidamente. Mais uma vez, o software de gestão de facilities correto projetado para smartphones pode ajudar com isso. Considere combinar as funções de operador e técnico de manutenção em uma posição híbrida que capacite os trabalhadores a "resolver seus próprios problemas".

5. Mude sua mentalidade de reativa para proativa

Esperamos que essas dicas de gerenciamento de instalações o tenham inspirado a começar a implementar manutenção preventiva, análise de ciclo de vida de ativos, uso de software CMMS e treinamento de equipe em sua organização.

Embora o software certo possa fazer coisas incríveis por suas instalações, sua mentalidade terá o papel principal em determinar se essas medidas são bem-sucedidas na redução dos custos de manutenção das instalações. Escolha um sistema de gerenciamento de instalações compatível com smartphone que requer pouco ou nenhum treinamento para uso. Comprometa-se a mudar seu pensamento de manutenção reativa para pró-ativa. E você está no caminho certo para se tornar um gerente de instalações sob demanda.

Ainda tem dúvidas? Entre em contato com a Renaux Service! Estamos no mercado desde 2014, proporcionando soluções em gestão de serviços, com oferta especializada para a Gestão de Facilities. Você pode conferir as nossas soluções no menu, caso já conheça bem a própria necessidade. Caso precise de auxílio e consultoria, você pode conversar com um de nossos atendentes. Fique seguro e saudável esta semana! Nos diga como podemos ajudar.

Até a próxima discussão!

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