Blog | 6 erros comuns na gestão de facilities terceirizada

15 de outubro de 2020

O gerenciamento de facilities é uma área estratégica em qualquer empresa, e é comum encontrar funcionários experientes e apaixonados pelo ramo, mas que ainda não percebem pequenos toques que podem impedir a recorrência de erros. No caso de empresas que contam com parcerias para realizar esse gerenciamento, o monitoramento precisa ser dobrado, para garantir que ambas as partes estejam em sintonia.

Gerenciar facilities vai além da redução, organização e manutenção; estamos falando do zelo que se há pelo espaço, por um bem maior, este, o bem de todos os usuários. Cuidar da saúde é cuidar do humor, da produtividade, da autoestima e também motivação de quem utiliza determinado ambiente para produzir e trabalhar em equipe.

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Salubridade, conforto, segurança — quem coordena um espaço de trabalho ou convivência sabe da responsabilidade que é prover todos esses serviços. Erros no gerenciamento de facilities, por exemplo, podem trazer transtornos e prejudicar uma empresa em diversos sentidos.

Você tem conhecimento de quais são esses erros? Para te ajudar, separamos seis erros de gerenciamento de facilities que comprometem a organização e a funcionalidade desses locais, impedindo as pessoas de desempenharem suas funções de maneira produtiva. A lista de hoje é focada no serviço compartilhando entre empresas parceiras, ou seja, o serviço de gestão de facilities terceirizado.

Quer conhecê-los? Então, continue a leitura.

1. Baixo suporte de gerentes intermediários

Quando se trata da atitude dos funcionários em relação à mudança, a maioria está preocupada com a perspectiva "o que isso traz para mim". Ao mesmo tempo, estudos mostram que existe uma forte correlação entre o apoio geral dos gerentes de nível médio e o nível de resistência para mudar um projeto.

Para evitar que um programa de gerenciamento de mudança falhe, é fundamental obter o apoio dos gerentes intermediários desde o início do projeto e garantir que os gerentes intermediários criem transparência para os funcionários e gastem tempo comunicando e discutindo os efeitos da mudança. Contar com uma empresa de gestão de serviços não precisa ser um processo estressante.

No contexto do gerenciamento de mudanças, a importância dos gerentes de nível médio e supervisores no processo não pode ser exagerada.

2. Falta de processo formal de gerenciamento de mudança

Durante os últimos 15 anos, o gerenciamento de mudanças evoluiu para uma abordagem mais proativa e estruturada, apoiada por processos de melhores práticas, terminologias e ferramentas aceitas. Apesar do desenvolvimento, a maioria dos programas de mudança continua mal planejada, com falta de processos formais. Em muitos casos, a comunicação e o envolvimento dos funcionários podem levar você longe, mas quando se trata do gerenciamento de mudanças real, um programa sem processo formal tem mais probabilidade de falhar.

3. Má integração com gerenciamento de projeto

O gerenciamento de projetos e o gerenciamento de mudanças são duas disciplinas muito distintas. Mesmo com suas diferenças de abordagem e execução, eles também estão interligados e devem estar alinhados. A pesquisa sugere que os programas de gerenciamento de mudanças e projetos estão alinhados em apenas 45% de todos os casos.

Para tornar a sua mudança um sucesso e evitar a armadilha comum do desalinhamento é, portanto, de grande importância que o gerente de projeto se torne um membro da equipe de gerenciamento de mudança e vice-versa.

4. Baixa cooperação entre o cliente e o provedor de serviços

O nível de satisfação geral com o contrato depende muito do nível de cooperação entre o cliente e o provedor de serviços. A cooperação deficiente entre essas duas partes geralmente resulta em comunicação deficiente, transição mal administrada e alta rotatividade de funcionários na unidade de negócios terceirizada.

A má colaboração pode muitas vezes ser rastreada até o estágio de RFP (proposta e negociação). Muitas RFPs são contraproducentes para um programa de gerenciamento de mudanças. Muitas vezes as funções de suporte da organização do cliente mostram uma visível falta de interesse e prioridade dada à unidade terceirizada muito antes da transferência. Isso resulta em alta rotatividade de funcionários na unidade de negócios e na insatisfação do cliente e do provedor de serviços.

5. Alterar a saturação

Muitas empresas frequentemente se encontram em um estado de mudança. Ao mesmo tempo - a maioria de nós tem um limite de saturação. Acima desse limite, a mudança torna-se problemática. A equipe de gerenciamento de mudanças deve tentar avaliar o nível de saturação da mudança na organização antes que o projeto comece. Com base nessa avaliação, a equipe pode ajustar suas atividades em conformidade.

Se o nível de saturação for muito alto, a equipe deve considerar atrasar a terceirização do gerenciamento de instalações e serviços. O nível de saturação pode ser avaliado monitorando as taxas de rotatividade de funcionários, absenteísmo, níveis de produtividade, níveis de engajamento dos funcionários, falta de cooperação interdepartamental e pensamento isolado, bem como um baixo nível geral de confiança na gestão.

6. Transição pobre entre as duas empresas

Pesquisas identificaram vários exemplos em que o cliente - especialmente o departamento de RH - perdeu todo o interesse nos funcionários terceirizados vários meses antes da transferência oficial. Isso deixou os funcionários muito insatisfeitos, sem saber a qual organização pertencem e se sentindo indesejados. O gerenciamento de transição é um elemento importante do gerenciamento de mudanças e, se liberado, pode impactar negativamente todo o esforço de gerenciamento de mudanças.

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