Blog | Entenda a ISO 41001 e seu impacto na Gestão de Facilities

11 de setembro de 2020

Não é preciso ser da área de gestão de facilities para saber o que é a ISO. Principalmente para quem lida com atividades cotidianas de trabalho que contemplam a manutenção, a gestão e a construção de instalações, a ISO está frequentemente presente na realização de todas essas tarefas. Em português, a chamamos de Organização Internacional de Normalização, mas a sigla vem do inglês, International Organization for Standardization. Ou seja, ISO. Hoje, falaremos de uma norma específica para os facilities, e que influi grande impacto na área.

Antes de prosseguirmos, se você, leitor, for novo aqui, saiba que temos um guia definitivo da Gestão de Facilities, ideal para pessoas pouco familiarizadas com o setor, ou que buscam mais detalhamento, mas sem lidar com complicações ou abuso de termos técnicos. Recomendamos a leitura, antes de prosseguir o acompanhamento desta publicação.

Então, vamos lá! O tópico de hoje é a ISO 41001 de 2018.

ISO 41001 é um padrão internacional para gerenciamento de facilities, introduzido em 2018. Após os custos de pessoal, a maior despesa para a maioria das organizações dos setores público e privado é a manutenção e conservação do local de trabalho. O padrão ISO 41001 foi projetado para ajudar as organizações a implementar os mais altos padrões de gerenciamento de instalações para reduzir custos e aumentar a eficiência.

ISO 41001 se concentra em várias áreas, incluindo:

— Compras;

— Operações;

— Manutenção;

— Refeições;

— Tecnologia;

— Sistemas de aquecimento e refrigeração;

— Energia;

Com base em uma abordagem estratégica, tática e operacional, o padrão fornece uma plataforma comum, que pode ser usada em todos os setores. A ISO 41001 é aplicável a todas as organizações ou partes de organizações, sejam do setor público ou privado, e independentemente do tipo, tamanho e natureza da organização ou sua localização geográfica. Foi concebido tanto para organizações que gerem instalações próprias, como para fornecedores que gerem instalações para outras empresas.

A ISO 41001 foi implementada para estabelecer os requisitos que um sistema de gestão de facilities deve atender em organizações que:

— querem demonstrar a eficiência e eficácia da gestão de instalações e o que isso contribui para os objetivos da organização,

— buscar consistência na definição dos requisitos e necessidades de todas as partes envolvidas no processo de gestão da instalação,

— e pretendem ser sustentáveis em um ambiente altamente competitivo.

Deve-se considerar que a nova ISO 41001 funciona como outras normas da organização. NÃO é uma lei e não é obrigatório; não é um documento que descreve como trabalhar passo a passo.

Um padrão é um documento que fornece um conjunto de requisitos, especificações e características que podemos usar para garantir que os materiais, produtos e processos são adequados para atingir uma série de objetivos.

Por que uma ISO para processos de gerenciamento de instalações?

Além de a gestão de instalações ser uma atividade presente em todas as empresas, a organização tem trabalhado muito para lançar esta norma, tendo em vista a importância do setor para muitas economias:

— Nos EUA, os serviços terceirizados de gerenciamento de instalações representarão um trilhão de dólares em 2025 (Fonte: CBRE).

— Na Espanha, o setor de gestão de facilities representa 6,4% do PIB (Fonte: IFMA).

— O mercado de facilities está estimado em US$ 1,15 trilhão e segue em crescimento. “No relatório anterior, houve um aumento de 7,4%, sendo que 50% desse montante é terceirizado (outsourced), ou seja, as organizações buscam empresas de fora, especializadas em prestar serviços que não são o negócio principal do contratante. Uma tendência que vem aumentando é a inclusão de serviços integrados. Cada vez mais o mesmo prestador fornece mais e mais atividades, como manutenção, limpeza, etc”. (Thiago Santana, presidente da Associação Brasileira de Facilities, a ABRAFAC)

— Na América do Sul, Brasil e México lideram em termos de maturidade e desenvolvimento. Já a Argentina e Colômbia vem como segundo time. A África registrou um excelente progresso e o Middle East também vem atuando forte, mas ainda é afetado por questões internas, sua grande ebulição será em 2025. (Fonte: ABRAFAC)

Além disso, é um mercado em expansão e espera-se que o crescimento seja rápido e contínuo. Além do fator econômico, outros fatores indicam a importância do gerenciamento de facilities. Segundo a revista Forbes, o futuro do trabalho está na experiência do funcionário na empresa.

Trabalhar em um prédio mal administrado ou com altas emissões de gases de efeito estufa são parâmetros que os funcionários agora veem como negativos ao decidirem aceitar um emprego.

Por que a nova ISO 41001 é vital para gerentes de facilities

O gerenciamento de facilities está se tornando cada vez mais complexo. Lidar com vários processos de diferentes tipos é muito mais simples se usarmos um padrão.

Além disso, os padrões são como “emblemas” atribuídos a uma empresa, dos quais ela pode se orgulhar. O cumprimento do padrão ISO 41001 pode levar a um aumento considerável na visibilidade da marca para a empresa de gerenciamento de instalações, bem como pode aumentar a visibilidade dos departamentos da empresa que dedicam seus esforços a outros assuntos.

Existem também influências externas importantes que determinam a necessidade de obter a certificação ISO 41001. Por exemplo, a legislação relacionada à sustentabilidade, energia e emissões está cada vez mais rígida. Ter uma ISO em vigor geralmente ajuda a facilitar a conformidade, porque:

— você pode provar que tem um processo completo e coerente em andamento;

— você pode estabelecer indicadores de desempenho claros e precisos e;

— permite a criação de uma cultura de relato para garantir a atualização da organização. Isso é útil porque é mais fácil fornecer relatórios aos órgãos reguladores quando solicitados a fazê-lo.

Outro benefício importante para um gerente de instalação é a redução dos riscos decorrentes da implementação da ISO 41001. Os padrões reduzem a possibilidade de erro humano. Se os erros forem limitados, a produtividade aumenta, pois há menos interrupções no trabalho.

Por último, como já mencionado, existem razões comerciais genuínas para implementar a ISO 41001:

— Empresas de gestão de instalações:

- Ele o diferencia dos demais e permite que você conquiste novos clientes.

- Você dá valor aos seus clientes, com uma estrutura comum para definir requisitos e objetivos.

— Departamentos de gestão de instalações:

- Permite que o desempenho do departamento seja avaliado de forma asséptica, objetiva e honesta.

- Isso torna o trabalho do departamento visível para o resto da empresa.

- Aumenta a produtividade.

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