Blog | Os dois tipos de procedimentos operacionais padrão: técnico e de gerenciamento

20 de julho de 2020

Um procedimento operacional padrão (POP) é um documento escrito, composto por instruções passo a passo, usadas para concluir uma operação de rotina complexa. Os POPs técnicos e de gerenciamento por escrito alcançam eficiência, desempenho uniforme, controle de qualidade e conformidade regulamentar. Os procedimentos operacionais padrão tornam os processos de negócios claros e factíveis. Eles fazem parte da literatura gestora há bastante tempo, pois são fundamentais para o bom andamento de um negócio, principalmente quando são realizadas operações cuja complexidade e necessidade de capacitação são acima do comum. É a primeira vez que falamos dele aqui no Blog da Renaux, mas temos uma leitura sobre manutenção planejada, caso deseje se familiarizar com atividades de gestão e prevenção.

A documentação do POP também ajuda quando um funcionário está doente e alguém precisa executar uma tarefa ou assumir as ordens de serviço de manutenção preventiva de um ativo.

Ou quando um gerente sai e são necessárias análises de desempenho padronizadas.

Ou se um padrão da indústria em água limpa mudar e um novo teste precisar ser feito a cada dois dias, em vez de semanalmente.

Talvez um novo equipamento substitua o antigo e a ordem de serviço de manutenção preventiva seja completamente diferente. Um POP definirá claramente a tarefa.

O que um POP deve fazer?

Os procedimentos operacionais padrão se comunicam em todos os níveis e membros da equipe de uma organização. Eles envolvem proprietários e funcionários de negócios por departamento, gerente, função e / ou ativo. Uma das partes importantes do POP é que eles fornecem informações importantes aos trabalhadores e gerentes sobre o trabalho que está sendo feito, como está sendo feito e se algo está atrapalhando.

Uma maneira de pensar sobre os Procedimentos Operacionais Padrão é pensar neles como técnico ou de gerenciamento. POP técnico detalha como executar e concluir uma tarefa. Eles geralmente estão na forma de uma ordem de serviço repetida, uma ordem de serviço de manutenção preventiva ou uma inspeção. Isso pode parecer bobagem, mas as empresas geralmente precisam de POP para gerenciá-la.

Além de fornecer diretrizes sobre como escrever Procedimentos Operacionais Padrão, o POP de gerenciamento deve incluir informações sobre:

— Quem revisa e aprova o POP

— Quando o POP é revisado e com que frequência

— Quem implementa e gerencia o POP

— Quem verifica se o POP funciona

É por isso que o procedimento de gerenciamento coordena o técnico. Os sistemas de gerenciamento e POP de gerenciamento podem ser listas de verificação para auditar os resultados e avaliar o trabalho concluído. Eles também podem fornecer dados sobre o cumprimento dos padrões de segurança e inspeção, e ajudar a gerenciar o ciclo regular de redação, aprovação e revisão do POP em uso.

A documentação dos procedimentos operacionais padrão é uma prova sólida dos planos de garantia de qualidade em ação. Os POPs da administração descrevem os processos e procedimentos para definir, documentar e implementar Procedimentos Operacionais Padrão. Eles também descrevem o processo para revisar o POP, conforme necessário.

Isso também significa que o POP de gerenciamento precisa ser verificado e revisto com a mesma frequência do POP técnico

Um dos motivos pelos quais os POPs técnicos falham é que o gerenciamento não criou o processo para que eles tenham sucesso. Sempre que procedimentos, funcionários, ativos, funções mudam, o POP precisa ser atualizado e reaprovado. Um POP de gerenciamento pode ser simplesmente sobre a atualização do POP técnico.

E mesmo quando os procedimentos não mudam, o POP deve ser revisado regularmente. As análises de procedimento de qualidade garantem que as políticas e procedimentos sejam atuais e econômicos, e que sigam regulamentos, normas e planos de garantia de qualidade,  novos ou alterados. Além disso, quando os funcionários mudam, a gerência precisa garantir que o novo funcionário seja treinado para executar o POP. Esse processo de gerenciamento de POP é um importante plano de garantia de qualidade, porque mesmo o melhor POP falha quando não é seguido.

Os melhores POPs são claros, concisos e diretos, e fazem sentido para a pessoa que precisa concluir o POP. De fato, a falha em seguir os Procedimentos Operacionais Padrão de uma empresa é uma observação comum durante as inspeções. O FDA observa que conteúdo ruim, falta de clareza e nenhum treinamento são os motivos mais citados pelos funcionários por não seguirem um POP.

Por que o POP é importante?

Uma das melhores maneiras de garantir que o Procedimento Operacional Padrão seja seguido é explicar porque ele é importante. Depois que os funcionários souberem porque o POP está em vigor, verifique se ele pode ser executado com sucesso por aqueles designados a tal. Sabemos que os procedimentos, tanto gerenciais quanto técnicos, são importantes. O objetivo de um POP é realizar as operações corretamente e sempre da mesma maneira, e um POP deve estar disponível no local em que o trabalho é realizado.

É por isso que o POP precisa ser digitalizado. Ninguém precisa voltar ao escritório para recuperar o documento impresso na prateleira. O POP digital em um dispositivo portátil significa diretrizes, ordens de serviço e listas de verificação aonde quer que você vá.

Os benefícios dos procedimentos operacionais padrão digitalizados são os seguintes:

— Listas de verificação baseadas na nuvem estão disponíveis para auditores e inspetores

— Os painéis digitais fornecem informações sobre desempenho do trabalho e tempo na tarefa

— Os processos são ininterruptos e são concluídos dentro do cronograma

— As operações são executadas de maneira adequada e consistente

— Os procedimentos estão em conformidade com os padrões de qualidade da empresa e os regulamentos governamentais.

— Os funcionários são mantidos atualizados e treinados sobre novos procedimentos

— Tendências e anomalias podem ser monitoradas e aprimoradas

Os planos de gerenciamento da qualidade incluem POP técnico e gerencial forte. Organizações nacionais e internacionais definem qualidade como ambos:

1. As características de um produto ou serviço que dependem de sua capacidade de satisfazer necessidades declaradas ou implícitas, e

2. um produto ou serviço livre de deficiências.

Sem a implementação adequada e o acesso ao seu alcance, os novos POPs podem ser ineficazes, inutilizados ou inseguros. Como parte de qualquer plano de garantia de qualidade, a implementação do POP é essencial.

A gerência pode implementar o POP técnico por meio de uma solução digital:

— Distribuição do POP aos funcionários devidos

— Garantir que os funcionários sejam treinados para a conclusão do procedimento

— Monitoramento do desempenho dos funcionários

— Rever, atualizar e revisar o POP, conforme necessário

— Repetir esse processo sempre que um POP, ativo, regulamento ou padrão da empresa for alterado.

Com os Procedimentos Operacionais Padrão baseados na nuvem, as empresas operam com a garantia de que todos os processos estão disponíveis, consistentes e reproduzíveis por meio de uma solução digital. Quando as instruções de trabalho contêm as etapas ideais necessárias para executar um processo, são reconhecidas melhorias em várias áreas, incluindo:

— Consistência do seu produto

— Qualidade do seu produto

— Segurança de seus operadores

— Produção do seu processo

Para se manterem competitivas, as empresas estão se tornando digitais. O gerenciamento está movendo fluxos de trabalho, procedimentos operacionais padrão técnicos, procedimentos operacionais padrão de gerenciamento, listas de verificação e rastreamento de desempenho para plataformas digitais.

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